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Oficinas sustentables: la clave del cambio está en las personas

Lima.- En el marco del Día Mundial del Medio Ambiente, Contract Workplaces, la empresa regional dedicada a la conceptualización, diseño e implementación de espacios de trabajo, nos comenta cómo lograr que los equipos se comprometan y adopten las prácticas necesarias para lograr una oficina sustentable.

La energía eléctrica se ha convertido en una parte indispensable de la vida moderna, ya que de ella dependen muchos servicios básicos tales como el suministro de agua potable, el funcionamiento de los ascensores, la iluminación, la seguridad, etc. Demás está decir que sin energía tampoco habría Internet ni red de telefonía y que los dispositivos móviles serían inservibles. En un mundo que depende cada vez más del suministro de energía, hacen falta soluciones sostenibles e innovadoras para poder seguir evolucionando.

A la hora de pensar un entorno de trabajo, la sustentabilidad ha dejado de ser un plus adicional y ha pasado a ser un requerimiento básico. Para lograr transformar la oficina en un ambiente sustentable, se deben rever cuestiones relativas al uso del espacio, a la tecnología y a las personas, ya que sin su participación y compromiso, ninguna medida de eficiencia energética será exitosa.

El espacio de trabajo

Juan Carlos Checa, Director de Contract Workplaces Perú, señala que para lograr una oficina verdaderamente sustentable es necesario poner el acento en el uso del espacio, en los nuevos estilos de trabajo mediados por la tecnología y en la cultura de la organización. “La verdadera sustentabilidad se encuentra en la intersección entre el entorno físico, la tecnología y las personas”,  resume.

Para lograr un uso eficiente del espacio (numerosos estudios indican que el 60% de las posiciones están vacías durante la jornada laboral), la solución más sostenible es adoptar un modelo flexible: los puestos de trabajo no asignados y los espacios multifuncionales son la clave de este nuevo tipo de organización. Una oficina cerrada puede usarse como sala de reunión o espacio de trabajo individual dependiendo del usuario y de la necesidad del momento. Hay muchas oportunidades para flexibilizar el uso de los espacios y la idea es sacar el mayor provecho de cada uno.

Por otra parte, la irrupción de la tecnología informática no solo llegó a la oficina para facilitar los procesos de la organización: muchas de ellas ayudan a controlar el entorno físico para proveer eficiencia y confort al lugar de trabajo. Los sistemas de automatización de los edificios inteligentes pueden controlar, operar y comunicar infinidad de dispositivos: control de ocupación, de ventilación, de programación y zonificación de los sistemas de climatización, de iluminación, etc.

El factor humano

Una gran parte del éxito de las medidas de eficiencia energética que se adopten en una organización dependerá del comportamiento y los hábitos de los usuarios directos: los empleados. Es por ello que resulta esencial hacerlos partícipes del compromiso adoptado por la compañía, con el objetivo de reducir el consumo energético e involucrarlos activamente desde el principio, mediante una comunicación efectiva. “Las intervenciones tecnológicas tienen bajo impacto si se llevan a cabo sin ningún tipo de programa dirigido a fomentar el cambio de conducta”, explica el ejecutivo.

Una parte del problema reside en que, muchas veces, el diseño del sistema no tiene en consideración al usuario, pero, en otros casos, el problema es mucho más simple: el sistema es sencillo de utilizar, los controles son accesibles, pero nadie se ha tomado el trabajo de explicárselo a los usuarios.

“Como expertos en espacios de trabajo entendemos que si una organización se pre-ocupa por ofrecer un entorno de trabajo sustentable y provee la tecnología adecuada para optimizarlo, no puede perder de vista que, para que estos cambios sean efectivos, debe tener en cuenta a las personas que van a hacer uso del mismo. La información y la capacitación son claves para implementar un cambio en los hábitos de consumo de las personas, ya que el conocimiento otorga un marco de referencia sin el cual los consumidores no pueden saber si su gasto es excesivo”, asegura Checa.

Estudios de post-ocupación  revelan que, a pesar de la implementación de nuevas tecnologías y modernos sistemas de automatización de edificios, aún existe una gran cantidad de quejas por parte de los usuarios sobre el confort térmico, la ventilación, el ruido y la iluminación, incluso en edificios diseñados con criterios sustentables. La evidencia indica que, en el afán de contar con algún grado de control sobre el entorno físico, muchas veces los usuarios pueden ignorar (incluso alterar) los sistemas de bajo consumo y de ahorro de energía del edificio. Esto significa que, si los usuarios se sienten incómodos, van a tratar de tomar el control de su entorno para adaptarlo a sus necesidades.

Para ayudar a las compañías a aprovechar los recursos que el espacio ofrece y lograr modificar las prácticas y costumbres de las personas que lo ocupan Contract Workplaces propone un programa de Change Management diseñado especialmente para acompañar a las organizaciones durante los procesos de cambio llamado CPC (Comunicación Positiva del Cambio).

“Sabemos que adoptar nuevos modelos trae consigo un elemento de resistencia que es propio del ser humano, aun cuando esa modificación sea  indefectiblemente positiva. Nuestra propuesta de CPC para gestionar correctamente estas trasformaciones implica desarrollar e implementar un plan estratégico que involucra herramientas, recursos y procesos que ayudan a los individuos y a las organizaciones a atravesar exitosamente cualquier transición o adaptación”, explica el directivo.

Sea con un asesor externo o con el apoyo de las áreas involucradas internamente, será tarea de las organizaciones lograr el compromiso necesario de su gente para cumplir con sus objetivos de contribuir con el cuidado del medio ambiente. La comunicación efectiva de las iniciativas y las acciones sustentables que se están llevando a cabo junto con la retroalimentación continua son factores esenciales para una modificación duradera en el comportamiento.

Conclusiones

Dentro de las organizaciones, cada vez existe mayor conciencia del impacto que las actividades humanas tienen sobre el medio ambiente. Con el desarrollo de las tecnologías de la comunicación, los modelos de trabajo flexibles y colaborativos se convertirán en la solución más sostenible para que las compañías puedan satisfacer sus necesidades de manera más sustentable. Sin embargo, para crear una cultura empresarial comprometida es necesario comprender que el potencial de la empresa depende de la capacidad de los individuos que la componen. La clave radica en brindar a los empleados la capacitación y comunicación necesaria para que la empresa pueda convertirse en una organización verdaderamente sostenible.

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