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¿Cómo proteger tu información de un potencial desastre natural?

Por: Paulo Fernandes, director de Kodak Alaris en América Latina

América Latina es una región del mundo que no es ajena a los desastres naturales. En algunos casos, sobrevienen situaciones que nadie pudo haber previsto y que toman por sorpresa a los habitantes de una ciudad o de un país.

Pero, en otros casos, sabemos que la posibilidad de un desastre natural es real y que debemos estar preparados para ello. Por ejemplo, en países como Perú, Chile y México, los sismos -que pueden alcanzar a ser terremotos-son parte del panorama y si bien no suceden con una regularidad que los normalice, a nadie le sorprende cuando tiembla en alguno de estos países. De hecho, este mes se cumplen 10 años de uno de los terremotos más violentos de la historia reciente de Perú.

Cuando sucede un desastre natural, las energías se vuelcan (con toda razón) en proteger las vidas humanas y después se enfocan en los daños materiales. Pero ¿qué pasa con la información? ¿Alguna vez se lo han preguntado?  Quiero decir, ¿qué pasa con los datos y con la información que está resguardada en un edificio si éste se derrumba, se inunda o se incendia? En muchos casos, desafortunadamente, se pierde.

Para la continuidad de un negocio es importante tener un plan de recuperación de desastres. Es importante mirar más allá de sus procedimientos para respaldo de datos o instalaciones de almacenamiento seguro. Esto significa una mirada en profundidad a la manera en la que fluye la información a través de su empresa y qué sucedería si se pierden uno o más de sus procesos de negocios y los datos recuperados a través de ellos.

 ¿Cuáles son las alternativas? 

En los últimos años se han generado diferentes alternativas al almacenamiento de datos en papel y a los programas tecnológicos tradicionales. La mayoría de la gente está familiarizada con algunos de ellos, como la nube. Pero, si una compañía quiere prevenir una gran pérdida de información en caso de un desastre natural, será difícil que pueda escanear o procesar manualmente cientos o miles de documentos en papel para subirlos a la nube.

Otra dificultad que se presenta en este caso es el almacenamiento limitado que pueden ofrecer estas tecnologías. Afortunadamente, existen alternativas que resuelven estos problemas. De hecho, es justamente a lo que se dedica la división de Information Management de Kodak Alaris.

Aprendiendo del Escaneo Inteligente

En 2011, la tormenta tropical Irene inundó el Condado de Schoharie en el norte de Nueva York. Más de 1,700 cajas con documentos legales de dicho condado, que se remontaban a 1795, se dañaron. El proceso de recuperación y reparación de los documentos se llevó a cabo en condiciones extremas: el edificio que los albergaba estaba completamente inundado. Aun así, los registros se recuperaron, siguiendo un proceso de secado y restauración para poder preservarlos.

Incluso en el frágil estado en el que se encontraban los documentos, los scanner i4200 de Kodak Alaris pudieron automatizar la digitalización de 90% de los mismos, mientras que el otro 10% se digitalizó manualmente. En la actualidad, todos los registros están digitalizados, y si alguna vez hay otra inundación, están listos para recuperarse. Este caso demuestra que, incluso en casos extremos como un desastre natural de esta magnitud, el daño no siempre ha de significar una pérdida total.

Aplicando estas mismas técnicas y procesos en países como Perú, vemos como inclusive si algún fenómeno natural, como un sismo o una inundación daña los libros o documentos de un negocio, la digitalización es una solución para reparar documentos dañados casi en su totalidad. También hay que tomar en cuenta que un proceso inteligente y menos costoso para defender activos es llevando a cabo procesos de escaneo preventivo. De esta manera las empresas pueden estar preparadas desde antes, sobre todo, en los países en donde los fenómenos climatológicos son más probables que en otros.

 

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